1. Einführende Bestimmungen

Zweck dieser Datenschutzbestimmungen ist es, Sie  darüber zu informieren, wie Ecovis System Rewident Sp. z o.o. Ihre personenbezogenen Daten erhebt und verarbeitet, wenn Sie  unsere Dienstleistungen oder unsere Websites nutzen. Dies umfasst alle personenbezogenen Daten, die Sie der Ecovis System Rewident Sp. z o.o. über diese Website zur Verfügung stellen, z. B. wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten per E-Mail in Form einer Anfrage über unsere Dienstleistungen übermitteln, aber auch, wenn Sie uns in anderer Form personenbezogene Daten zur Verfügung stellen würden. In den vorliegenden Datenschutzbestimmungen ist unter den Bezeichnungen „Ecovis System Rewident Sp. z o.o.“, „Administrator“, „wir“ oder „unser“ (und ähnliche) die Gesellschaft unter der Firma „Ecovis System Rewident Sp. z o.o.” mit Sitz in Warschau (Polen) zu verstehen, die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich ist.

2. Administrator personenbezogener Daten

Die vollständigen Angaben zu unserer Firma: Ecovis System Rewident Sp. z o.o. mit Sitz in Warschau, ul. Garażowa 5a, 02-651 Warschau, eingetragen im Unternehmerregister, geführt vom Amtsgericht für die Hauptstadt Warschau in Warschau, XIII. Abteilung für Wirtschaftssachen des Landesgerichtsregisters, unter der Nummer 0000054522, mit einem Stammkapital von 250.000,00 PLN, unter der Steueridentifikationsnummer (NIP): 5261036755.  5261036755

Kontaktdaten in den mit dem Datenschutz verbundenen Angelegenheiten: piotr.perlowski@ecovis.pl

3. Begriffsbestimmungen

Administrator (auch Administrator personenbezogener Daten) – die dafür zuständige Stelle: Ecovis System Rewident Sp. z o.o. mit Sitz in Warschau, ul. Garażowa 5a, 02-651 Warschau

Portal – www.ecovis.com/pl/ (dieses Portal läuft auch unter der Domain ecovis.pl)

Cookies – – kleine Dateien, die Website-Einstellungen (z.B. Sprache), Anmeldedaten usw. speichern; Cookies werden dank Ihrer Suchmaschine gespeichert,

Nutzer – eine natürliche Person, eine juristische Person oder eine Organisationseinheit, die keine juristische Person ist, die unsere Website besucht oder unsere Dienste in Anspruch nimmt;

Mitarbeiter – eine Person, die von Ecovis System Rewident Sp. z o.o. mit Sitz in Warschau auf der Grundlage eines Arbeitsvertrages oder eines anderen zivilrechtlichen Vertrages beschäftigt wird;

DSGVO  – Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG

4. Erhebung personenbezogener Daten

Ecovis System Rewident Sp. z o.o. erhebt Daten zu bestimmten gesetzmäßigen Zwecken, verarbeitet diese in Übereinstimmung mit dem Gesetz und unterwirft sie keiner weiteren Verarbeitung, die mit diesen Zwecken unvereinbar wäre.  Die Daten werden nur in dem Umfang erhoben, der in Bezug auf Zwecke, zu denen sie verarbeitet werden, angemessen, notwendig und erforderlich sind.

Ecovis System Rewident Sp. z o.o. unternimmt alle möglichen Anstrengungen, um die Daten vor dem unbefugten Zugriff Dritter zu schützen, und verwendet dabei hochrangige organisatorische und technische Sicherheitsmaßnahmen, die in den weiteren Teilen dieser Datenschutzbestimmungen beschrieben werden.  Ecovis System Rewident Sp. z o.o. stellt Daten keinen Personen zur Verfügung, die gemäß den insoweit zwingend gesetzlichen Regelungen als unbefugte Empfänger anzusehen sind.

5. Zwecke, zu denen personenbezogene Daten verarbeitet werden

Ihre Daten werden zwecks der Erbringung von Dienstleistungen durch Ecovis System Rewident Sp. z o.o. und im Falle ihrer Mitarbeiter zwecks der Begründung und des Verlaufs des Beschäftigungsverhältnisses, auf der Grundlage Ihrer freiwilligen Zustimmung und des abgeschlossenen Arbeitsvertrags oder eines anderen zivilrechtlichen Vertrags verarbeitet.

Mit Ihrer Zustimmung können Ihre Daten für Marketingzwecke verarbeitet werden.

Darüber hinaus können Ihre Daten auch zur Bot- und Missbrauchserkennung und für statistische Messungen sowie zur Verbesserung der von Ecovis System Rewident Ltd. erbrachten Dienstleistungen verarbeitet werden.

6. Grundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten können wir mit verschiedenen Arten von Rechtsgrundlagen für ihre Verarbeitung zu tun haben, abhängig von der Kategorie der personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, und von dem Zweck der Datenverarbeitung. Einzelne Bestimmungen hinsichtlich der Datenverarbeitung:

– Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zu Marketingzwecken ist Ihre freiwillige Zustimmung zur Datenverarbeitung, einschließlich zum Profiling (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO). 

– Wir verarbeiten die Daten zwecks der Aufdeckung von Missbrauchsfällen und statistischen Messungen sowie zwecks der Verbesserung der von Ecovis System Rewident Sp. z o.o. erbrachten Dienstleistung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO – berechtigtes Interesse des Administrators);

– Wir verarbeiten die Daten von Personen, die unsere Dienste in Anspruch nehmen oder in Anspruch nehmen wollen und uns zu diesem Zweck eine entsprechende Nachricht zukommen lassen, weil dies zum Zwecke der Vertragsdurchführung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO);

– Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die zum Zweck der Begründung und Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses auf der Grundlage Ihrer freiwilligen Zustimmung und des abgeschlossenen Arbeitsvertrages oder eines anderen zivilrechtlichen Vertrages erhoben werden (d. h. auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstaben a und b DSGVO).

– Manchmal sind wir zur Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten gesetzlich verpflichtet, zum Beispiel für steuerliche und rechnungslegerische Zwecke (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO);

Wir wenden uns mit einer Bitte an Sie, keine Informationen über besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie z. B. Informationen über Rasse oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, körperliche oder geistige Gesundheit, genetische Daten, biometrische Daten, Informationen über das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung und Vorstrafen) über die Websites oder per E-Mail zu übermitteln.  Sollten Sie solche Informationen aus irgendeinem Grund zur Verfügung gestellt haben, gilt dies als Ihre  ausdrückliche Zustimmung dazu, dass wir diese Informationen auf die in diesem Dokument beschriebene Art und Weise erheben und verwenden dürfen oder in der Weise, wie es an der Stelle festgelegt ist, an welcher diese Informationen offen gelegt werden.

Gleichzeitig möchten wir Sie darüber informieren, dass „Zustimmung“ im Sinne von DSGVO eine freiwillige, konkrete, bewusste und eindeutig zum Ausdruck gebrachte Willensbekundung ist, mit der die betroffene Person durch eine Erklärung oder eine eindeutige bestätigende Handlung damit einverstanden ist, dass die sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden.  In der DSGVO wird der Begriff der „Willensbekundung“ verwendet; dieser Begriff ist von zentraler Bedeutung, insbesondere in Verbindung mit dem Erwägungsgrund 32 der DSGVO-Präambel, wo angegeben wird, dass die Zustimmung darin bestehen kann: (1) Ankreuzen einer entsprechenden Alternative im Wahlkästchen bei Durchsicht einer bestimmten Website, (2) Auswahl technischer Einstellungen für die Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft sowie (3) Abgabe einer anderen Erklärung oder eine Annahme einer Verhaltensweise, der im gegebenen Kontext eindeutig zu entnehmen ist, dass die betroffene Person mit der ihr vorgeschlagenen Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einverstanden ist.  Wenn Sie also Ihre personenbezogenen Daten uns freiwillig zur Verfügung stellen, z.B. in Form einer per E-Mail versandten Anfrage, gilt dies für uns als Erteilung Ihrer Zustimmung zu der Verarbeitung der uns zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten.

7. Der Zeitraum, in dem Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden

Der Zeitraum, für den wir personenbezogene Daten verarbeiten dürfen, hängt von der Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ab.   Wir verarbeiten personenbezogene Daten nie länger, als es sich aus den vorgenannten Rechtsgrundlagen und dem Zweck, zu dem sie erhoben wurden, ergibt.  Angesichts dessen teilen wir Folgendes mit:

1. im Falle einer Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Zustimmung dauert der Zeitraum, in dem die Daten verarbeitet werden, solange, bis der Nutzer diese Zustimmung widerruft;
2. Verarbeitet Ecovis System Rewident Sp. z o.o. die personenbezogenen Daten auf der Grundlage des berechtigten Interesses des Datenadministrators, werden die Daten solange verarbeitet, bis dieses Interesse nicht mehr besteht (z.B. solange, bis zivilrechtliche Ansprüche verjähren) oder bis die betroffene Person der weiteren Verarbeitung personenbezogener Daten widerspricht – in Fällen, in denen ein solcher Widerspruch nach gesetzichen Regelungen erhoben werden kann.
3. Wenn  wir Ihre personenbezogenen Daten zwecks der Durchführung eines Vertrags (einschließlich eines Vertrags mit dem Mitarbeiter) erheben, verarbeiten wir diese personenbezogenen Daten für den Zeitraum, der für die Durchführung des Vertrages erforderlich ist, und gegebenenfalls auch nach der Erfüllung des Vertrages, jedoch nur, wenn die Verarbeitung nach geltenden gesetzlichen Bestimmungen zulässig oder erforderlich ist, z. B. für statistische Zwecke, zu Abrechnungszwecken oder zur Geltendmachung von Ansprüchen.  In diesem Fall werden die Daten nur für den Zeitraum verarbeitet, der für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.
4. Wenn  wir personenbezogene Daten verarbeiten, weil geltende gesetzliche Regelungen uns insoweit eine Verpflichtung auferlegen, definieren diese gesetzlichen Regelungen den Zeitraum, in dem diese Daten verarbeitet werden dürfen.

8.  Cookies

Cookies sind IT-Daten, insbesondere Textdateien, die auf dem Endgerät der Nutzer gespeichert werden und für die Nutzung von Websites bestimmt sind.  Diese Dateien ermöglichen es, das Gerät des Nutzers zu erkennen und die Website – seinen individuellen Präferenzen entsprechend – anzuzeigen. „Cookies“ enthalten in der Regel den Namen der Website, von der sie herkommen, die Dauer ihrer Speicherung auf Ihrem Endgerät und eine eindeutige Nummer.

Cookies werden verwendet, um den Inhalt von Websites an die Präferenzen des Nutzers anzupassen und die Nutzung von Websites zu optimieren. Sie werden auch verwendet, um anonyme, aggregierte Statistiken zu erstellen, die helfen, zu verstehen, wie der Nutzer die Websites nutzt, was es ermöglicht, ihre Struktur und ihren Inhalt zu verbessern, ohne dass dabei die persönliche Identifizierung des Nutzers möglich ist.

Es werden zwei Arten von „Cookies“ verwendet: „Sessions“ und „permanente Cookies“.  Die erstgenannten sind vorübergehend existierende Dateien, die auf dem Gerät des Nutzers verbleiben, bis er sich von der Website abmeldet oder die Software (Internet-Suchmaschine) ausschaltet.  „Permanente“ Cookie-Dateien bleiben auf dem Gerät des Nutzers für die in den Parametern von „Cookies“ angegebene Zeit gespeichert oder solange, bis sie vom Nutzer manuell gelöscht werden.

Personenbezogene Daten, die mit Hilfe von Cookies gesammelt werden, dürfen nur zu dem Zweck erhoben werden, bestimmte Funktionen für den Nutzer zu erfüllen.  Diese Daten werden in der Weise verschlüsselt, dass ein Zugriff durch Unbefugte ausgeschlossen ist.

Die für die Durchsicht von Websites im Internet verwendete Software erlaubt standardmäßig das Ablegen von „Cookies“ auf dem Endgerät.  Diese Einstellungen können in der Weise geändert werden, dass die automatische Handhabung von Cookies in den Einstellungen der Suchmaschine blockiert wird oder dass jedes Mal über die Versendung von Cookies an das Gerät des Nutzers informiert wird.

9. Anforderung, personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen

Die Bereitstellung personenbezogener Daten für Marketingzwecke (einschließlich Profiling) erfolgt freiwillig.  Wenn Sie der Verarbeitung der von Ihnen bei der Nutzung der Websites, Dienste und sonstigen Funktionalitäten hinterlassenen personenbezogenen Daten – einschließlich der in Cookies gespeicherten Daten – nicht zugestimmt haben, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht zu diesem Zweck verarbeitet.

Die Bereitstellung von Daten zum Abschluss eines Vertrages über die Erbringung von Dienstleistungen ist erforderlich, um diesen Vertrag durchzuführen.  Sollten diese Daten nicht bereitgestellt werden, können keine Leistungen erbracht werden.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten, die zum Zwecke der Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erhoben werden, ist für die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben des Arbeitgebers erforderlich.

Die Verarbeitung der Daten für – Bot- und Missbrauchserkennung, statistische Messungen und Verbesserung der von uns erbrachten Dienstleistungen – ist notwendig, um die Bereitstellung von Qualitätsdiensten zu gewährleisten.  Wenn Ihre personenbezogenen Daten, die zu diesem Zweck benötigt werden, nicht erhoben werden, kann dadurch eine ordnungsgemäße Erbringung von Dienstleistungen verhindert werden.

Die Verarbeitung von Daten zur Teilnahme an Webumfragen ist notwendig, um statistische Informationen über die Empfänger der Websites, des Portals und anderer Funktionalitäten zu sammeln und um Statistiken darüber zu erstellen und zu verstehen, wie sie von Internetnutzern verwendet werden.  Dies ist notwendig, um die hohe Qualität unserer Dienstleistungen zu gewährleisten.  Wenn  wir Ihre personenbezogenen Daten für diese Zwecke nicht erfassen, kann dies zur Folge haben, dass wir unsere Dienstleistungen nicht ordnungsgemäß erbringen können.

10. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre Daten können an Personen/Rechtsträger übermittelt werden, die personenbezogene Daten im Auftrag des Datenadministrators verarbeiten, wie z. B. IT-Dienstleister, Dienstleister, der Rechtsberatung bietet sowie die polnische Post, Kurierdienstleister und im Falle von Mitarbeitern auch solche Rechtsträger wie Versicherer, Anstalten der Gesundheitsfürsorge, externe Auditoren, externe Trainer (einschließlich der für Arbeitssicherheit und -hygiene zuständigen Behörde (poln. BHP), Leasinggeber und andere Rechtsträger, wobei jedoch die Datenverarbeitung durch solche Rechtsträger auf der Grundlage eines mit dem Administrator geschlossenen Vertrags und nur gemäß dessen Anweisungen stattfinden kann.

Ihre Daten können auch an Stellen übermittelt werden, die nach geltendem Recht berechtigt sind, diese entgegen zu nehmen.

11. Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes

Wir übermitteln Ihre Daten nicht außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums und haben auch nicht vor, dies künftig zu tun.

12. Ihre Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Allen Personen, um deren Daten es sich handelt, stehen die folgenden Rechte zu:

Recht auf Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten – die Person, die dies angefordert hat, wird vom Administrator über die Verarbeitung personenbezogener Daten informiert, insbesondere über den Zweck und die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung, den Umfang der bereitgestellten Daten, die Rechtsträger, an die die personenbezogenen Daten weitergegeben werden, sowie über den geplanten Zeitpunkt ihrer Löschung;

Recht auf Erhalt einer Datenkopie – der Person, die dies angefordert hat, stellt der Administrator eine Kopie der verarbeiteten Daten zur Verfügung.  Bei weiteren Anfragen von derselben Person, in denen Datenkopien angefordert werden, kann der Administrator zusätzliche damit verbundene Gebühren berechnen;

Recht auf Datenberichtigung – wenn dies angefordert wird, beseitigt der Administrator alle etwaigen Unstimmigkeiten oder Fehler in Bezug auf die verarbeiteten personenbezogenen Daten und vervollständigt oder aktualisiert sie wenn diese Daten unvollständig sind oder sich geändert haben;

Recht auf Löschung – auf dieser Grundlage kann die Löschung von Daten verlangt werden, deren Verarbeitung für einen der Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich ist;

Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung – wenn dies angefordert wird, stellt der Administrator die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ein, mit Ausnahme derjenigen Vorgänge, denen die betroffene Person zugestimmt hat, und mit Ausnahme deren Speicherung gemäß den vereinbarten Regeln der Datenspeicherung, oder bis die Gründe für die Einschränkung der Verarbeitung nicht mehr bestehen;

Recht auf Datenportabilität – auf dieser Grundlage, soweit die Daten im Zusammenhang mit dem abgeschlossenen Vertrag oder der erteilten Zustimmung verarbeitet werden, sendet der Administrator die von der betroffenen Person bereitgestellten Daten in einem elektronisch lesbaren Format.  Es ist auch möglich, anzufordern, dass die Daten an eine andere Stelle übermittelt werden, vorausgesetzt, dass sowohl der Administrator als auch die andere Stelle technisch dazu in der Lage sind.

Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung zu Marketingzwecken – Die betroffene Person kann jederzeit gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Marketingzwecken Widerspruch einlegen, ohne dass es einer Begründung bedarf;

Recht auf Widerspruch gegen andere Verarbeitungszwecke – die betroffene Person kann jederzeit gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Grundlage eines berechtigten Interesses des Administrators (z.B. zu analytischen oder statistischen Zwecken oder aus Gründen des Eigentumsschutzes) Widerspruch einlegen.   Der diesbezügliche Widerspruch sollte eine Begründung enthalten und unterliegt der Beurteilung durch den Administrator;

Recht auf Widerruf der Zustimmung – wenn  wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage einer von Ihnen erteilten Zustimmung verarbeiten, können Sie diese Zustimmung jederzeit widerrufen – nach Ihrem eigenen Ermessen.

Um die oben genannten Rechte auszuüben, ist es notwendig, einen entsprechenden Antrag an den Administrator zu senden.  Ein solche rAntrag kann auf dem Postweg oder per E-Mail an die unter Ziff. II dieser Datenschutzbestimmungen angegebene Adresse (oder E-Mail-Adresse) des Administrators gestellt werden.

In dem Antrag sollte möglichst genau angegeben werden, worauf sich die im Antrag enthaltene Forderung bezieht, d. h. insbesondere, wer den Antrag stellt und welche der oben beschriebenen Rechte die antragstellende Person ausüben möchte, welche Zwecke der Verarbeitung der Antrag betrifft oder ob es sich lediglich um den Widerruf der Zustimmung handelt. Ist der Administrator nicht in der Lage, den Inhalt der in dem Antrag enthaltenen Forderung festzustellen oder die Person, die den Antrag stellt, anhand der von ihr angegebenen Daten zu identifizieren, bittet er den Antragsteller um zusätzliche Informationen. Der Antrag hat unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang, beantwortet zu werden. Ist eine Verlängerung dieser Frist erforderlich, teilt der Administrator dem Antragsteller die Gründe für diese Verlängerung mit. Die Erwiderung wird an die Adresse des Absenders geschickt (sei es per Post oder elektronisch), es sei denn, aus dem Inhalt des Antrags geht hervor, dass die Erwiderung auf eine andere Weise geschickt werden soll (z. B. bei einem per Brief eingereichten Antrag kann eine Antwort in elektronischer Form verlangt werden und umgekehrt).

13. Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Ecovis System Rewident Sp. z o.o. setzt angemessene technische, physische und administrative Sicherheitsmaßnahmen ein, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff, Offenlegung und Änderung ordnungsgemäß geschützt sind.  Zu diesen Sicherheitsvorkehrungen gehört, dass Ihre personenbezogenen Daten durch mehrfache Verschlüsselungsmethoden, passwortgeschützten Zugang zu Datenbanken und deren Wartung in zertifizierten Serverräumen geschützt sind.

14. Automatische Erfassung von Daten

Daten, die wir im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung unseres Portals erheben, können mit automatisierten Mitteln verarbeitet werden, was jedoch keine rechtlichen Auswirkungen auf die natürliche Person haben oder die Position dieser Person in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen wird.

15. Personenbezogene Daten von Kindern

Ecovis System Rewident Sp. z o.o. sammelt, verwendet oder offenbart nicht freiwillig oder aktiv die personenbezogenen Daten von Minderjährigen (mit Ausnahme der Daten von Familienmitgliedern der Mitarbeiter, die für die Versicherung oder Registrierung bei den Anstalten der Gesundheitsfürsorge usw. gemeldet werden), wie es die Volljährigkeit in der entsprechenden Gerichtsbarkeit erfordert, ohne die vorherige Zustimmung der Eltern oder Erziehungsberechtigten dieser Minderjährigen zu erhalten. Wenn uns bekannt wird, dass wir personenbezogene Daten eines Minderjährigen gesammelt haben, ohne die überprüfbare Zustimmung der Eltern einzuholen, werden wir Maßnahmen ergreifen, um diese Daten unverzüglich zu löschen.

16. Belehrung über das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt, können Sie eine Beschwerde beim Vorsitzenden des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten einreichen.

Diese Datenschutzbestimmungen treten am 25. Mai 2018 in Kraft